NetSuite voor boekhouding

Het mooie van NetSuite is dat alle entiteiten aan elkaar gekoppeld zijn, wat betekent dat u alles in één systeem kunt doen.

Of u nu NetSuite voor het eerst gebruikt of een NetSuite-veteraan bent die meer wil weten, hier is een uitgebreide lijst van de belangrijkste boekhoudentiteiten van NetSuite en hoe u ermee kunt werken in uw dagelijkse boekhouding.

Houd er rekening mee dat uw NetSuite op een andere manier kan worden ingesteld, maar hier bespreken we de boekhoudfuncties van NetSuite, de “best practices” en enkele van de specifieke kenmerken van Greenstep.

Facturen versturen is een van de belangrijkste taken van elk bedrijf. U kunt de credit-to-cash-cyclus eenvoudig verkorten met behulp van NetSuite’s Accounts Receivable. U kunt snel facturen genereren en versturen, en er zijn talloze functies om uw boekhouding op orde te krijgen.

De debiteurenadministratie van NetSuite is een kernfunctie van de boekhouding, wat betekent dat transacties een directe invloed hebben op het grootboek bij het opslaan.

Drie manieren om facturen te verzenden in NetSuite

U kunt facturen rechtstreeks in NetSuite genereren, massaal importeren via CSV of toevoegen via een integratie. Zodra uw facturen gegenereerd en goedgekeurd zijn, kunt u ze doorsturen:

1. E-mail – Ga naar het tabblad Transacties en selecteer Verkoop -> Facturen aanmaken -> Lijst. In de vervolgkeuzelijst Acties in deze weergave kunt u E-mail selecteren om de factuur per e-mail te verzenden. Als u wilt dat facturen automatisch worden verstuurd wanneer ze worden opgeslagen, moet u het selectievakje “Te e-mailen” onder Communicatie -> Berichten aanvinken.
2. E-factuur – NetSuite heeft een SuiteApp voor het aanmaken van e-facturen als XML-documenten in de meest gangbare formaten (Peppol, UBL, Finvoice, Svefaktura enz.). Deze facturen moeten via een e-factuuroperator worden verstuurd. Bij Greenstep hebben we een integratie gebouwd tussen meerdere e-factuuroperatoren, zoals Basware en Maventa.
3. Post - Als u nog steeds facturen via de normale post wilt verzenden, is dat ook mogelijk, maar niet aan te raden.

Debiteuren opvolgen in NetSuite

NetSuite verdeelt verkooptransacties in facturen en creditnota’s. Houd er rekening mee dat dit twee verschillende transactietypen zijn, die u via deze rapporten kunt bekijken:

• Het rapport Openstaande facturen toont alleen de facturen. Dit rapport heeft zoekcriteria “vanaf dd.mm.jjjj” waarmee u het saldo van elke datum kunt opvolgen – verleden, heden of toekomst. Het rapport verzamelt gegevens van elke COA-rekening van het type Debiteuren, en de gegevens worden verdeeld door deze rekeningen. Wij raden u aan om het rapport aan te passen en de vervaldatum als zoekfilter toe te voegen en de sorteervolgorde te wijzigen van factuurdatum naar vervaldatum.

• De A/R Aging Summary geeft een overzicht van de gegevens per klant.

• Het A/R Aging Detail toont het saldo van elke transactie.

• Het Individual Statement toont het saldo en alle verrichtingen van één geselecteerde klant. U kunt een PDF afdrukken met alleen openstaande transacties na het selecteren van de Statement Date en Start Date.

We raden aan om het saldo van openstaande facturen in creditnota’s op verkooprapporten af te stemmen op het debiteurensaldo op de balans.

Impact op grootboek van een verkooptransactie

NetSuite toont altijd de grootboekimpact van een transactie op het subtabblad G/L impact. hier is een voorbeeld van een gebruikelijke boeking op een verkooptransactie:

De betaling van de klant kan ook rechtstreeks naar de bankrekening worden geboekt die het geld heeft ontvangen. Indien gebruik wordt gemaakt van de niet-gestorte middelen raden wij u aan om het saldo van de rekening regelmatig op te volgen.

Standaard gebruikt NetSuite de account die is ingesteld als de standaardrekening voor vorderingen in de weergave Accountingvoorkeuren -> Artikel & Transacties. Hiervoor zijn meestal beheerdersrechten nodig. Indien nodig kunt u ook een standaard debiteurenrekening instellen op basis van een klant in het sub tabblad Klantrecord -> Boekhouding.

Toepassingen voor klantbetalingen

Eerst moet u een bankintegratie instellen om referentiebetalingen naar uw NetSuite te krijgen. Met de bankoplossing van Greensteps worden referentiebetalingen automatisch opgeslagen in uw File Cabinet en automatisch toegepast op openstaande facturen. U vindt de Klantbetalingen op de pagina Klantbetalingen .

Als het bestand met referentiebetalingen betalingstransacties bevat die niet automatisch aan een openstaande factuur kunnen worden gekoppeld (bijv. vanwege een verkeerd referentiegetal of een verkeerde valuta), raden wij u aan om deze betalingen automatisch toe te wijzen aan een Fictieve klant, genaamd voor “Niet-toegewezen Referentiebetalingen”. Dan moet u een proces hebben om de betalingen regelmatig naar de juiste klant en factuur te verplaatsen door de transactie te bewerken en de juiste klant en factuur/facturen te selecteren. U kunt op uw Dashboard ook een herinnering instellen voor deze niet-toegewezen betalingen.

Omgaan met handmatige betalingen die niet automatisch worden uitgevoerd

Als u handmatig wordt betaald of als de Klantbetaling zonder referentie wordt geleverd, dan moet u deze mogelijk handmatig aanmaken door naar Klantrecord -> Betaling accepteren of vanaf Factuur -> Betaling accepteren te navigeren.

Nadat u op Betaling accepteren hebt geklikt, moet u de Kopinformatie invullen, inclusief Klant, dochteronderneming, valuta, rekening, datum en memo. Pas de betaling vervolgens toe op de openstaande transacties die hieronder worden vermeld.

Merk op dat als het een gedeeltelijke betaling is, u het bedrag in het veld Betaling kunt bewerken.

Omgaan met te hoge betalingen

Als een klant meer heeft betaald dan het openstaande saldo van de verkooptransacties, maakt u eerst een journaal aan en selecteert u de klant in de kolom Naam, vervolgens koppelt u deze journaalboeking (onder de subtab Factuur) en de te veel betaalde betaling (op de subtab Kredieten) op de pagina Betalingen van klanten accepteren. U kunt het geld dan aan de klant teruggeven door een Vendor Bill aan te maken en deze op de andere passiefrekening te boeken.

Omgaan met te lage betalingen

Als een klant minder heeft betaald dan het openstaande saldo van de verkooptransacties, maar het verschil bestaat uit bv. bankoverschrijvingskosten of andere kosten die niet van de klant worden geïnd, accepteer dan eerst de betaling met het volledige bedrag en maak dan een journaal aan voor het ontbrekende bedrag – zet Debet op bankoverschrijvingskosten en Credit op de bankrekening. Dit journaal hoeft niet aan een transactie te worden gekoppeld.

Creditnota’s voor voorraadartikelen

Als uw bedrijf voorraadartikelen gebruikt en deze transacties moeten worden gecrediteerd, houdt er dan rekening mee dat de voorraadwaarden rechtstreeks gekoppeld zijn aan artikeltransactielijnen. Om de artikelontvangst en creditnota in de juiste volgorde te krijgen, raden we aan om de creditnota te verwerken via Retour autoriseren (van de factuur of verkooporder).

Als een klant gecrediteerd moet worden zodat de voorraadwaarden ongewijzigd blijven, ga dan naar Factuur -> Credit en kies een niet-voorraadartikel op de transactielijnen. Als u nog geen niet-voorraadartikel hebt, maak er dan eerst een aan.

Creditnota van serviceartikelen die niet in de voorraad zitten

Als er een verkoopfactuur met niet-voorraad- of serviceartikelen moet worden aangemaakt, doe dit dan via Factuur -> Credit – en het credit wordt automatisch toegepast op het openstaande saldo van de oorspronkelijke transactie. Zorg ervoor dat de creditnota de juiste datum en bedragen heeft. Voor gedeeltelijke creditering – bewerk de lijnbedragen en het bedrag op het sub tabblad Toepassen.

Journaalposten voor speciale AR-gevallen

Aanpassingen aan debiteuren kunnen worden gedaan met een Journaalpost, bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

• Kredietverlies -> Boeking naar P&L
• Afrondingsverschillen -> Boeking naar P&L
• Onbeduidende over- of onderbetalingen -> Boeking naar P&L InterCompany (IC) factuuroverboekingen naar IC-leningen

De datum van verkooptransacties bewerken

U kunt de transactie bewerken en de datum wijzigen als de transactie op een open periode staat. Als u de datum bewerkt, verandert ook de boekingsperiode. NetSuite berekent de vervaldatum op basis van de datum en voorwaarden achter de klantrecord, maar indien nodig kunt u de vervaldatum ook handmatig aanpassen.

De integratie Basware/Maventa – NetSuite gebruiken voor verkoopfacturen

Basware en Maventa behoren tot ’s werelds grootste factureringsbedrijven via welke u facturen kunt versturen als elektronische facturen, e-mails of via gewone gedrukte post. Wanneer de integratie van Greensteps Basware of Maventa – NetSuite is ingesteld, kunt u kiezen op welke manier de factuur naar de klant wordt verzonden onder het subtabblad Klantrecord – Financieel. De opties zijn:

• Elektronische OVT – het OVT-nummer van de klant wordt gebruikt
• E-mail – Het e-mailadres van de klant wordt gebruikt
• Elektronisch IBAN – het IBAN van de klant wordt gebruikt
• Afdrukken bij operator – Het fysieke adres van de klant wordt gebruikt
• Handmatig – kan worden gebruikt als u de factuur handmatig naar de klant wilt sturen

Er is een goedkeuringsflow voor de verkoopfacturen. Wanneer de verkoopfactuur is goedgekeurd en opgeslagen, wordt de factuur verzonden en wordt de bevestiging van Basware/Maventa weergegeven onder het veld Factuur verzonden naar Basware/Maventa in het tabblad Aangepast. Hier kunt u ook de status van de factuur bekijken – wanneer deze door de klant is ontvangen.

NetSuite kan worden gebruikt voor het hele factuur-tot-betaalproces, van gegevensvastlegging tot reconciliatie. U kunt ook een groot deel van het proces automatiseren – in een perfecte opstelling worden inkoopfacturen automatisch vastgelegd, vooraf ingevuld met de juiste rekeningen en afmetingen, gerouteerd naar de juiste goedkeuringscyclus, gecontroleerd op fraude en uiteindelijk gereconcilieerd.

De Accounts Payable-functionaliteit is op zich al geweldig, maar om de automatisering een stap verder te brengen, raden we aan om een e-factuurintegratie te hebben en een SuiteApp te gebruiken zoals GS A/P Stream.

Leveranciers aanmaken in NetSuite

Een voorwaarde voor het genereren van facturen is het aanmaken van leveranciers.

Voordat u een nieuwe leverancier aanmaakt, moet u via Global Search controleren dat deze niet bestaat. Als u meerdere dochterondernemingen hebt, kan het zijn dat het voor een andere dochteronderneming is gemaakt, dus zorg ervoor dat u een rol hebt die de leveranciers van alle dochterondernemingen kan zien.

Zodra u zeker weet dat deze nog niet bestaat, opent u de lijst met leveranciers en selecteert u Een nieuwe leverancier aanmaken. Vervolgens moet u de volgende informatie invullen:

• Primaire dochteronderneming
• Standaard beoordelaar & goedkeurder
• E-mail voor betalingsmeldingen
• E-factuuradres
• Onder de subtab dochterondernemingen kunt u de dochterondernemingen selecteren die deze leverancier kunnen gebruiken
  • Merk op dat als u een belastingcode voor de dochteronderneming hebt ingesteld, deze de code uit de e-factureringsgegevens overschrijft
• In het sub tabblad Adres moet u ten minste het land invullen
• In het sub tabblad Financieel moet u het volgende invullen
  • Standaard onkostenrekening
  • Standaard crediteurenrekening
  • Fiscaal nummer
  • Afdeling
  • Primaire valuta
• Onder de Entity Bank Details kunt u het Payment File Format (Formaat betalingsbestand) selecteren, het type selecteren en de IBAN en BIC invullen. Voor niet-Sepa betalingen kunt u onze GS CrossBorder-sjabloon gebruiken, waar u meer informatie moet invullen. Merk op dat de standaard bankgegevens achter de verkoper worden gebruikt – niet de gegevens die op de factuur staan.

Als Greenstep uw NetSuite omgeving heeft ingesteld, zal onze e-factureringsintegratie het adresveld voor e-facturering op het leveranciersrecord controleren en de leverancier op basis daarvan herkennen. Als het e-factuuradres ontbreekt of onjuist is, wordt de leveranciersfactuur opgeslagen bij de standaardleverancier – die u kunt wijzigen bij het verwerken van de leveranciersfactuur.

Leveranciersfacturen ontvangen via e-factuurproviders

Wanneer Greenstep uw elektronisch ontvangen facturen instelt, worden ze automatisch aan NetSuite toegevoegd door uw e-factureringsprovider (Basware/Maventa/Andere). Alle nieuwe facturen van leveranciers worden weergegeven in de sectie Herinneringen op het beginscherm.

Facturen van leveranciers handmatig invoeren in NetSuite

Om facturen van leveranciers handmatig in te voeren, gaat u naar Leveranciers -> Aankopen -> Facturen invoeren. Vanaf hier:

• De leverancier selecteren
• De standaard beoordelaar en goedkeurder en onkostenaccounts worden automatisch toegevoegd vanuit de instellingen achter de leverancier
• Vermeld
• Factuurnummer
• Valuta
• Stel een Betalingsstop in als de factuur niet betaald mag worden, ook al is deze goedgekeurd in het systeem (vergeet niet het vinkje te verwijderen wanneer de factuur betaald kan worden)
• Datum (wordt gebruikt als boekingsdatum)
• Vervaldatum
• Referentienummer
• Details dochteronderneming

Bij het instellen door Greenstep worden de betalingsgegevens van de leverancier automatisch toegevoegd.

De leveranciersfactuur boeken

De Standaard onkostenrekening komt van de Leverancier record. Greensteps account automation zal de onkostenrekeningen en dimensies op elke factuurlijn voorstellen. De belastingcodes komen van de e-factuur als ze niet bij de leverancier staan.

U kunt de PDF bekijken onder Afbeeldingen en bijlagen. Vink het vakje Afbeelding aan om de afbeelding op de leverancierstransactie te bekijken.

Als u opmerkingen op de factuur wilt toevoegen, gaat u naar Communicatie en selecteert u het sub tabblad Gebruikersnotities.

Vendor Credits

Vendor Credits in NetSuite heeft een eigen transactietype dat zich anders gedraagt dan de Vendor Bill. Vendor Credits worden bij het opslaan rechtstreeks in het grootboek geboekt. Vendor Credits gebruikt dezelfde goedkeuringsroutering als Vendor Bills. Vendor Credits moeten altijd worden toegepast op openstaande Vendor invoices – goedgekeurde leveranciersfacturen voordat de facturen worden betaald. Om een Vendor Credit toe te passen op een Vendor Bill moet je volgende stappen nemen:

• Open het leverancierskrediet in de bewerkingsmodus
• Ga naar het sub tabblad Toepassen en selecteer de factuur waarop u het krediet wilt toepassen.
• Het Krediet wordt op de factuur toegepast tegen de datum van het Factuurkrediet.

U kunt ook Vendor Credits op Bills toepassen vanuit de weergave Pay Bills -> Reminder (Rekeningen betalen -> Herinneringen), en wel als volgt:

• Markeer de Factuur en het Factuurkrediet dat u wilt gebruiken op de Factuur
• Wijzig het Bedrag van de Betaling in de Factuurlijn zodat het overeenkomt met het bedrag van het Leverancierskrediet, zodat u alleen het bedrag betaalt waarvoor u krediet hebt.
• Sla het record op. Nu kunt u de crediteringen bekijken die u op de factuur hebt toegepast onder Gerelateerde Records.

Kortingsbedragen

Algemene betalingsvoorwaarden kunnen worden toegevoegd vanuit boekhoudlijsten. Als de leverancier betalingsvoorwaarden gebruikt, moet dit achter het leveranciersrecord worden gezet. Het kortingsbedrag en het kortingspercentage zijn zichtbaar op het factuurrecord.

Accounts Payable – Controlespoor

De grootboekrekening voor het doen van betalingen wordt ingesteld onder Betalingen -> Instelling -> Bankgegevens. Betalingen worden door elke Crediteurenrekening afzonderlijk gedaan, bijv.:

Afschrijving van kosten

U kunt aflossingsschema’s instellen en gebruiken voor de leveranciersfacturen. Selecteer de afschrijvingssjabloon en stel vervolgens de begin- en einddatum van de afschrijving in. Wanneer u de transactie opslaat, genereert het systeem het afschrijvingsschema, dat de basis vormt voor de afschrijvingsjournaals.

Een afschrijvingssjabloon aanmaken

Achter de afschrijvingssjabloon kunt u de afschrijvingsinstellingen definiëren. Gedefinieerde instellingen zijn Afschrijvingsmethode en Afschrijvingsrekening (uitstelrekening). We raden aan om het veld Doelrekening leeg te laten, zodat de onkostenrekening kan worden overgenomen van de transactie (Factuur van leverancier of Journaalpost). De periode kan ook leeg gelaten worden, zodat u deze bij elke transactie kunt instellen. Wij raden aan om de uitstelrekening toe te voegen in de naam van de sjabloon.

Wijzigingen in het afschrijvingsschema

U kunt het afschrijvingsschema verwijderen wanneer u de oorspronkelijke onkostenlijn op de factuur van de verkoper bewerkt. Als u de leveranciersfactuur niet kunt bewerken, kunt u de status ‘is erkend’ toepassen op de niet-erkende regels, waarna deze niet meer op de afschrijvingsjournaalrun verschijnen. Vervolgens kunt u een nieuw afschrijvingsschema aanmaken via een normale journaalpost. Om een goede audittrail te behouden, raden we u aan om de originele leverancier toe te voegen aan het naamveld op de journaallijn en het originele Vendor-factuurnummer aan de memo trail.

Als boekhouder kunt u onkosten, creditcardtransacties, vergoedingen en reconciliatie afhandelen. Uw werknemers kunnen de onkostendeclaraties maken in NetSuite of met behulp van een externe onkostensoftware die is geïntegreerd met uw NetSuite.

Na goedkeuring kunnen deze worden betaald via uw normale NetSuite-betalingsverwerking. De impact op het grootboek verschijnt wanneer de onkosten worden goedgekeurd door de boekhouding. We raden u aan om een herinnering in te stellen in het Home-dashboard om onkosten in afwachting van goedkeuring te bekijken.

We raden aan om Bezala te gebruiken voor onkostenrapportage, wat de ervaring van de medewerker veel soepeler maakt. Bezala maakt native onkostenrapporten aan in NetSuite met de volgende gegevens:

• Werknemersnaam, onkostencategorie & rekening, bedrag, btw-bedrag, memo, ontvangstdatum, afdeling, klasse, aangepaste segmenten en een link naar de originele afbeelding
• Alle transacties van dezelfde werknemer worden gegroepeerd in één onkostendeclaratie met elke transactie als eigen regel.

Als u het Employee Center gebruikt, zien uw medewerkers hun eigen onkostendeclaraties in NetSuite.

Creditcardtransacties

Onkosten die met bedrijfskaarten worden betaald, moeten worden afgehandeld onder Creditcardkosten in NetSuite. De grootboekimpact van een creditcardbetaling treedt op wanneer de record in NetSuite wordt opgeslagen (geen goedkeuring nodig).

Bezala maakt de creditcardkosten automatisch aan in NetSuite wanneer de bonnen in Bezala zijn goedgekeurd.

Creditcardfacturen kunnen worden afgestemd op creditcardtransacties met behulp van de standaardfunctie Reconcile Creditcard in NetSuite.

NetSuite kan betalingsbestanden genereren voor facturen van leveranciers, uitgaven van werknemers, terugbetalingen van klanten, betalingen van klanten en salarisadministratie. Deze bestanden worden handmatig of via een integratie zoals Greenstep Banking naar uw bank gestuurd.

Om te beginnen, raden wij u aan om een herinnering in te stellen op uw dashboard met Bills to Pay. Met de betalingsverwerking van Greensteps ingesteld, kunt u gemakkelijk betalingsbestanden naar uw bank sturen. Ga naar Betalingen -> Factuurbetalingsverwerking en vul het volgende in

• Bankrekening – Selecteer de bankrekening van waaruit u de betalingen wilt doen
• Selecteer de Accounts Payable-rekening waarop de leveranciersfacturen zijn geboekt
• Selecteer de betaaldatum
• Indien gewenst, kunt u facturen die aan dezelfde leverancier zijn betaald, samenvoegen, maar normaal gesproken raden we dit niet aan.
• Stel de EFT-bestandsreferentienotitie in: Dit moet uniek zijn, ex BetalingenDDMMJJJ
• Selecteer de facturen die u wilt betalen
• Klik op Verzenden

Het betalingsbestand wordt opgeslagen in de archiefkast en wordt automatisch naar uw bank overgebracht via de Greenstep Banking tool. Rollbacks kunnen dezelfde dag nog worden uitgevoerd.

Terugboeking betaling

Als er een fout in de betaling zat, kunt u de betaling terugdraaien. Kies het betalingsbestand in de weergave Beheer betalingsbestanden

• Druk op Betalingen omkeren en Kies alles.
• Geef een reden voor de omkering
• Kies alle rekeningen uit de lijst die moeten worden teruggedraaid
• Stel de oorspronkelijke betaaldatum in als de datum
• Breng correcties aan en maak het betalingsbestand opnieuw aan

De Greenstep Banking-setup haalt dagelijks uw bankafschriften op en slaat ze op in uw NetSuite File Cabinet. De reconciliatie is voor de meeste transacties geautomatiseerd, maar u kunt ze desgewenst nog steeds handmatig afstemmen.

Om de transacties te reconciliëren, navigeert u naar de pagina Transactiematches bevestigen en selecteert u de bankrekening.

• Het gedeelte Afschrifttransacties toont alle transacties op het rekeningafschrift
• Het gedeelte NetSuite-transacties toont alle grootboektransacties op deze bankrekening
• De subtab Niet gematcht toont alle Afschrifttransacties en NetSuite-transacties die gematcht moeten worden.
• Het subtabblad Overzicht Matches toont alle NetSuite-transacties die zijn gematcht met Afschrifttransacties.

De meeste transacties moeten automatisch worden afgestemd op basis van de standaard afstemmingsregels en automatisering.

Om handmatig aan te sluiten, selecteert u de lijnen uit het rekeningoverzicht en de overeenkomstige NetSuite-transacties en stemt u deze op elkaar af als er geen verschil is. Deze transacties worden vervolgens overgebracht naar de subtab Overzicht Matches.

Wanneer de afschrifttransacties geen overeenstemmende NetSuite-transacties hebben, moeten deze eerst worden aangemaakt en vervolgens samen worden afgestemd.

• Benodigde klantbetalingen voor facturen aanmaken
• Pas de wisselkoersen van de leveranciersfactuur aan door de factuurbetalingstransactie te openen en de wisselkoers aan te passen aan de wisselkoers op het bankafschrift
• Maak het journaal aan door Afschrifttransactie te kiezen en vervolgens op Aanmaken te klikken.

NetSuite vult automatisch het verschilbedrag in en stemt dit af op de transactielijn van de bankrekening. Voeg de benodigde lijnen toe en sla op.

Merk op dat elke NetSuite-transactie moet worden gekoppeld aan een afschrifttransactie. Als u terugboekingen hebt geboekt voor sommige mislukte Vendor Bill-betalingen, neem die NetSuite-transactieregels dan op met andere transactiematches.

Wanneer alle Afschrifttransacties zijn gematcht, klikt u op Overeenkomsten bevestigen en vervolgens op Rekening reconciliëren. U wordt dan naar de pagina Reconciliation Account Statement (Rekeningafschrift afstemmen) geleid, waar u moet bevestigen dat het eindsaldo van het rekeningafschrift hetzelfde is als op de bankrekening. Klik daarna op Afschrift sluiten – het afstemmingsproces is nu voltooid.

1. Het aanmaken en beheren van journaalposten is de ruggengraat van de boekhouding. U kunt ze handmatig aanmaken, door CSV-bestanden te importeren, via terugkerende opgeslagen journaals of via een integratie. Met NetSuite kunt u ook geavanceerde intercompany journaals aanmaken.

Een Journaal post handmatig aanmaken in NetSuite:

Navigeer naar Financieel -> Overig -> Journaalposten maken naar en vul de volgende velden in:

• Valuta = De valuta die wordt gebruikt bij het aanmaken van het journaal. NetSuite gebruikt de ingestelde wisselkoers en de gevolgen voor het grootboek verschijnen in uw basisvaluta.
• Datum = Transactiedatum – als u wilt dat deze afwijkt van de boekingsdatum, moet u dit inschakelen in de boekhoudkundige voorkeuren
• Boekingsperiode = de periode die zal worden gebruikt
• Terugboekingsdatum = Als u wilt dat het journaal automatisch wordt teruggeboekt op een toekomstige datum, selecteert u Uitgestelde boeking en definieert u de datum
• Memo = deze tekst verschijnt op het grootboek
• Dochteronderneming = Selecteer de dochteronderneming waarop het Journaal moet worden geboekt voordat het wordt opgeslagen

Zodra de basisvelden zijn ingevuld, kunt u de journaallijnen toevoegen met de volgende informatie:

• Rekening = de grootboekrekening
• Debet / Credit = het nettobedrag
• Belastingcode = selecteer een belastingcode als het journaal betrekking heeft op BTW
• Belastingtarief = selecteer het belastingtarief van de gekozen btw-code (deze stap kan worden geautomatiseerd)
• Brutobedrag = inclusief BTW
• Lijnmemo = deze tekst verschijnt op het grootboek
• Naam = Dit wordt meestal alleen gebruikt voor transacties met betrekking tot betalingsaanpassingen, hier kunt u entiteiten (klanten, werknemers, leveranciers of projecten) opsommen.
• Afdeling, Klasse, Locaties, Projecten enz. = Afmetingen gebruikt voor rapportagedoeleinden
• Schema = afschrijvingsschema voor het journaal.
• Begindatum = beginperiode afschrijving
• Einddatum = eindperiode afschrijving
• BTW-bedrag = Berekende BTW op basis van nettobedrag en gekozen BTW-code
• Belastingrekening = Aard van de BTW-transactie (Verkoop of Aankoop) – Verplicht als een BTW-code is gekozen

Het journaal wordt aangemaakt wanneer de transactie wordt opgeslagen. U kunt een bijlage toevoegen onder het subtabblad Afbeeldingen en bijlagen. Wij raden u aan een goede map te kiezen om de bestanden georganiseerd te houden.

Een bestaand journaal wijzigen, kopiëren of verwijderen
U kunt een journaal kopiëren of wijzigen door op Bewerken en het vervolgkeuzemenu Acties te klikken. De boekhoudperiode moet geopend zijn om het journaal te wijzigen.

Een journaalpost verwijderen in NetSuite

U kunt een journaal verwijderen in de bewerkingsmodus via Acties -> Verwijderen

Een logboek opslaan

Een journaal kan worden opgeslagen voor toekomstig gebruik in de bewerkingsmodus vanuit de vervolgkeuzelijst Acties. Indien geselecteerd, moet u de Geheugentransactie definiëren:

• Naam = de naam van de sjabloon
• Herinner mij / automatisch = Moet deze transactie handmatig of automatisch worden aangemaakt?
• Frequentie = Hoe vaak moet ze worden aangemaakt
• Volgende datum = Wanneer de volgende transactie wordt geboekt
• Herinner voor altijd / aantal resterend = Lengte van het gememoriseerde schema.

Wanneer ze aangemaakt zijn, kunt u de opgeslagen transacties zien in het Herinneringen-portlet op de startpagina.

Geavanceerde intercompany journaal post

Intercompany journaals boeken transacties naar beide bedrijven tegelijk. Navigeer naar Financieel -> Overig -> Geavanceerde intercompany journaalposten maken. De velden zijn

• Valuta = de valuta die wordt gebruikt voor de aanmaak van het journaal. NetSuite werkt de wisselkoers automatisch bij en de GL Impact verschijnt automatisch in de basisvaluta.
• Datum = Transactiedatum
• Boekingsperiode = de periode die zal worden gebruikt
• Terugboekingsdatum = Als u wilt dat het journaal automatisch wordt teruggeboekt op een toekomstige datum, selecteert u Uitgestelde boeking en definieert u de datum
• Memo = deze tekst verschijnt op het grootboek
• Dochteronderneming = Selecteer de dochteronderneming waarop het Journaal moet worden geboekt voordat het wordt opgeslagen

Op lijnniveau kunt u het volgende selecteren:

• Dochteronderneming = de dochteronderneming waarop de lijn is geboekt, merk op dat u minstens 2 rijen moet hebben en dat de debet- en creditbedragen in evenwicht moeten zijn.
• Rekening = Rekening waarop de lijn geboekt wordt. We bevelen aan dat de rekening in het rekeningstelsel wordt geëlimineerd
• Naam = Hier kunt u entiteiten (klanten, werknemers, leveranciers of projecten) opsommen. Gewoonlijk alleen gebruikt voor transacties met betrekking tot betalingsaanpassingen of als betalingsmateriaal wordt aangemaakt via IC-journaals (bijv. Interne leningen)
• Elimineren = Geeft aan of de rij automatisch wordt geëlimineerd als onderdeel van de taken voor het afsluiten van de maand)
• Te betalen aan / van dochteronderneming = Naam van de dochteronderneming waaraan deze transactie is gekoppeld.

Het journaal wordt aangemaakt wanneer de transactie wordt opgeslagen.

Journaalposten importeren in NetSuite via CSV-bestanden

U kunt Journaals eenvoudig importeren via CSV-bestanden. Het bestand moet in CSV-vorm zijn, gebruik dezelfde datumnotatie als in uw NetSuite wordt gebruikt. We raden aan om aan elk aangemaakt journaal een externe ID toe te kennen, zodat specifieke journaals gemakkelijker kunnen worden bijgewerkt. De externe ID kan bijvoorbeeld een lopend formaat zijn met de datum DDMMJJJ_1. Als een CSV-bestand veel journaals bevat, kunnen de verschillende lijnen als één groep worden geïdentificeerd door dezelfde externe ID voor die lijnen te gebruiken.

Wij raden aan om Interne ID’s voor dimensies en dochterondernemingen te gebruiken in plaats van hun namen.

CSV-bestand importeren

Om het bestand te importeren, gaat u naar Setup -> Import/Export -> Import CSV en uploadt u het bestand. De importopties zijn:

• Toevoegen = kies dit als u nieuwe journaals aanmaakt
• Bijwerken = kies dit als u bestaande journaals bijwerkt (de Externe of Interne ID van het journaal moet op de CSV-lijnen staan)
• Toevoegen of Bijwerken = kies deze optie als u zowel bestaande journaals in hetzelfde bestand aanmaakt als bijwerkt.

Onder de geavanceerde opties kunt u het CSV-decimaalteken instellen.

Als u een bestand importeert dat u al als sjabloon hebt opgeslagen, kunt u gewoon op opslaan klikken. Als u geen sjabloon voor het bestand hebt, moet u de velden toewijzen. De velden die de NetSuite-veldnaam gebruiken, worden automatisch aangepast

Wanneer het toewijzen klaar is, klikt u op Volgende en vervolgens op Uitvoeren. Als u een nieuwe sjabloon opslaat, moet u ook op Save&Run klikken en de sjabloon een naam geven.

U kunt de status van uw import zien als u op Status importtaak in de kopregel klikt. U zult zien of er transacties zijn die niet succesvol aangemaakt zijn, om de werkelijke fouten te zien moet u de CSV-response downloaden. Corrigeer de fouten in de gegevens en herhaal het proces totdat alle transacties met succes zijn geïmporteerd.

Elke transactielijn kan een BTW-code hebben die wordt gebruikt om de nodige boekingen en registraties voor BTW-rapporten uit te voeren. BTW-codes worden automatisch aangemaakt in NetSuite, maar sommige speciale codes kunnen indien nodig door uw beheerder worden aangemaakt.

BTW-codes op transacties

Dezelfde codes kunnen gebruikt worden voor zowel verkopen als aankopen. De volgende transactietypen bepalen hoe de BTW wordt verwerkt:

• Verkopen: automatisch toegevoegd voor factuur- en creditnotatransacties

• Aankopen: automatisch toegevoegd voor leveranciersfacturen, leverancierskredieten, creditcardtransacties en onkostenrapporten

• Journaal: voor elke Journaalregel moet ook een Belastingrekening worden geselecteerd om te bevestigen hoe de verkoop moet worden behandeld

Bepaling BTW-code

NetSuite gebruikt een interne logica om te bepalen welke BTW-code de juiste is voor elke transactielijn. De logica is niet altijd foutloos, dus let bij elke transactie op de BTW-code.

Het Belastingschema, geselecteerd op elke artikelrecord, bepaalt of het standaard- of gereduceerde tarief wordt gebruikt voor BTW-berekeningen.

Wanneer de BTW-code wordt opgeslagen in het klant- of leverancierrecord, wordt deze standaard gebruikt. Voor Verkooptransacties wordt, als er geen standaard is, het Verzendadres van de Klant gebruikt om de BTW-code te bepalen (Binnenland, EU, Niet-EU, enz.).

Belastingrekeningen

Elk land/Nexus heeft drie BTW-systeemrekeningen:

• BTW op verkopen
• BTW op aankopen
• BTW-schuld

U kunt hier ook een standaard COA-nummer aan toevoegen.

BTW-boekingsproces en impact op grootboek

Op basis van het transactietype en de BTW-code boekt NetSuite het BTW-bedrag op de rekeningen voor BTW op verkoop en BTW op inkoop.

Wij raden aan om elke maand het totaal van deze twee rekeningen handmatig te boeken met een journaal naar de BTW-schuldrekening en vervolgens te matchen om de BTW-rapporten in evenwicht te brengen. Wanneer de boekhoudperiode is afgesloten, moet de belastingperiode ook worden gesloten vanaf de pagina Belastingperiodes beheren.

BTW-aangifte en betaling van uw BTW

Om de BTW-rapportage te bekijken moet u de rol Tax Reporting Accountant hebben, die u van uw systeembeheerder kunt krijgen. Tenzij er een directe integratie is ontwikkeld, rapporteert NetSuite niet automatisch aan de lokale belastingdienst, dus de rapportage moet worden uitgevoerd volgens het rapportageproces van de lokale belastingdienst. Dit is het pad naar de meest voorkomende BTW-rapporten

• Rapporten -> BTW/GST -> Belastingrapporten (Internationaal)
• EU-verkooprapport voor EU BTW-lijst kan worden gevonden via Rapporten -> BTW/GST -> EU Verkooplijst (ESL) Rapport
  • EU BTW-rapport – Aankopen per belastingcode
  • EU BTW-rapport – Verkopen per belastingcode
• Intrastat-rapporten zijn te vinden onder Rapporten -> BTW/GST -> EU Intrastat-rapport

De BTW kan betaald worden via een Vendor Bill, die u moet boeken op de BTW-schuld rekening.

De Fixed Asset Management Suiteapp is een geautomatiseerd beheersysteem voor de aankoop, afschrijving, waardevermindering en buitengebruikstelling van vaste activa.

Nieuwe bedrijfsmiddelen kunnen aan het systeem worden toegevoegd via CSV-import of aangemaakt vanuit transactieactivavoorstellen in te system. Voordat u een assetrecord in NetSuite kunt aanmaken, moet u de activatypes voor de nieuwe activa aanmaken.

Activatypes

Het activatype is verplicht wanneer u een activaregistratie aanmaakt in NetSuite. Het activatype bevat de stamgegevens van het activum, en de instellingen van het activarecord moeten in overeenstemming zijn met het activatype. Wanneer u automatische afschrijvingen of andere transacties met betrekking tot het beheer van vaste activa uitvoert, controleert NetSuite de instellingen achter het type activa en als deze niet overeenkomen met de activaregistratie (levensduur, afschrijvingsmethode, afschrijvingsrekening, enz.), voert het systeem de afschrijvingen niet uit.

U kunt nieuwe activatypes aanmaken door te navigeren naar Vaste activa -> Instellen -> Activatypes -> Nieuw. De volgende informatie moet worden verstrekt:

• Primair: Naam
• Primair: Boekhoudmethode
• Primair: Restpercentage (indien nodig)
• Primair: Levensduur van activa
• Algemeen: Afschrijving actief (Waar/Onwaar
• Algemeen: Opnemen in rapporten
• Algemeen: Afschrijvingsregels (de meest gebruikte regel is de “Verwerving”, wat betekent dat de afschrijving begint in de maand van aankoop)
• Rekeningen: Activarekening (de rekening die wordt gebruikt in aankooptransacties voor dit activatype)
• Rekeningen: Afschrijvingsrekening (Afschrijvingsrekening in uw balans)
• Rekeningen: Afschrijvingskostenrekening (kostenrekening in uw winst- en verliesrekening)
• Rekeningen afschrijven, afwaarderen en verwijderen (indien nodig)

Wanneer de informatie is ingevuld, drukt u op Opslaan om het nieuwe type activatype aan te maken.

Activatypes aanmaken voor items die niet worden afgeschreven:

U kunt ook activatypes aanmaken voor items die niet zouden moeten worden afgeschreven, maar die wel moeten worden vermeld voor opvolgingsdoeleinden. Stel in dit geval de afschrijvingsmethode in op Nul en stel de kostenrekening in als de activarekening. Als u de afschrijvingsmethode op Nul instelt, heeft dit geen invloed op het Grootboek.

Afschrijvingsmethoden

U kunt ook uw eigen afschrijvingsmethoden voor activa aanmaken. Ga naar Vaste activa -> Instellen -> Afschrijvingsmethoden. Hier kunt u bepalen hoe de maandelijkse afschrijvingen worden berekend.

Nieuwe activa aanmaken

Nieuwe activa worden aangemaakt op basis van transacties die de activarekening in de boeking opnemen. Om een nieuw activum aan te maken, navigeert u naar Vaste Activa -> Transacties -> Activavoorstel. Selecteer de dochteronderneming en klik op Nieuwe activa voorstellen.

NetSuite doorloopt de transacties en controleert of er nieuwe transacties zijn om het activavoorstel van te maken, en opent automatisch de statuspagina van het FAM-proces waar u de status kunt zien van het proces dat u hebt uitgevoerd.

De status wordt ingesteld op Voltooid wanneer de voorstellen zijn aangemaakt. Navigeer hierna naar de pagina Activavoorstel. Van hieruit kunt u het voorstel bewerken en controleren of de instellingen juist zijn. Als u het voorstel bewerkt, zorg er dan voor dat de instellingen op het Activum in overeenstemming zijn met het Activatype. Op dit punt raden wij u aan om in ieder geval het volgende aan te vinken onder de subtab Algemeen:

• Afdeling/Klasse op het activum (indien toegevoegd na het aanmaken van het activum, wordt deze informatie niet overgenomen in het afschrijvingsjournaal)
• Afschrijving actief: Waar / Onwaar
• Afschrijvingsregel (Aankoop)
• Begindatum afschrijving

Druk op Opslaan wanneer de wijzigingen zijn aangebracht. NetSuite navigeert u terug naar de voorstelpagina waar u het voorstel kunt selecteren, het aan de juiste dochteronderneming kunt toewijzen en op de knop Activa genereren kunt drukken.

Als u om de een of andere reden besluit om geen activum te maken van het voorstel, kunt u het verwerpen, maar vergeet niet om de oorspronkelijke transactie of de overboeking te corrigeren, zodat de rekening van het actief niet geselecteerd is op de journaalpost.

Afschrijvingsrapporten

Wij raden u aan om het Afschrijvingsschema – Periode Afschrijvingsrapport maandelijks uit te voeren voordat u de werkelijke afschrijvingen uitvoert. Navigeer hiervoor naar Vaste activa -> Rapporten -> Rapporten genereren. Selecteer op deze pagina het volgende:

• Type rapport: Afschrijvingen
• Begin- en einddatum: het lopende boekjaar
• Dochteronderneming

Druk vervolgens op de knop Genereren. U vindt uw rapport via Vaste activa -> Rapporten -> Mijn rapporten

U kunt de rapporten als XML of PDF openen vanaf de pagina. Zo ziet de PDF eruit:

Maandelijkse afschrijvingen

Wanneer er een nieuw activum wordt gemaakt, genereert NetSuite het afschrijvingsschema voor het activum dat te vinden is onder het subtabblad Afschrijvingsgeschiedenis op de activaregistratie. Als u op Bekijken klikt, ziet u de Afschrijvingsgeschiedenis van het activum.

Wanneer u maandelijkse afschrijvingen wilt uitvoeren, navigeert u naar Vaste activa -> Transacties -> Afschrijving activa. Selecteer de dochteronderneming en de afschrijvingsperiode en druk op de knop Afschrijven activa. NetSuite brengt u naar de processtatuspagina waar u kunt zien wanneer de afschrijvingsrun is voltooid en de journaalposts zijn aangemaakt.

Afstoten van activa

Om een activum van de hand te doen, moet u een transactie aanmaken waarbij u het activum kunt verkopen of afschrijven. De boeking van de transactie voor afstoting is afhankelijk van de instelling achter het activatype. Na het uitvoeren van de verwijdering is de status van het actief Afgestoten en is de nettoboekwaarde 0.

De eenvoudigste manier om de journaalpost voor het afstoten te vinden is door de pagina Afschrijvingsgeschiedenis te openen vanuit de subtab Afschrijvingsgeschiedenis.

Volg voorraad, bestellingen en verkopen automatisch gedurende de voorraadlevenscyclus en neem beslissingen op basis van duidelijk inzicht in voorraadverplichtingen, zoals langzame of overtollige voorraad.

NetSuite maakt gebruik van de boekingslogica Cost of Goods Sold – COGS, wat betekent dat aankopen met betrekking tot voorraadartikelen worden geboekt op de Inventory Asset Account wanneer de artikelen worden ontvangen. De kosten van het artikel worden geboekt wanneer het artikel wordt verkocht en vervuld, en de opbrengst wordt geboekt wanneer de factuur van die verkoop wordt aangemaakt.

We raden aan om de factuur zo snel mogelijk na de uitvoering op te stellen om ervoor te zorgen dat de kosten en inkomsten binnen dezelfde periode worden geboekt. Vanwege deze COGS-logica kunt u de som van de aankopen gedurende het jaar niet uit de winst-en-verliesrekening aflezen.

Voorraadboekingen

Hier ziet u een samenvatting van hoe de voorraadboekingen werken

Gemiddelde kostenmethode in NetSuite

De gemiddelde kostprijs wordt dagelijks berekend en omvat alleen de transacties die het voorraadsaldo verhogen. Voor transacties die de voorraad verminderen, wordt de gemiddelde kostprijs van die dag gebruikt. De dagelijkse gemiddelde kostprijs wordt automatisch herberekend na elke toevoeging aan het voorraadsaldo, waarna de geboekte kostprijs wordt bijgewerkt.

De methode die wordt gebruikt voor het berekenen van de gemiddelde kosten in NetSuite is de methode voor het berekenen van periodieke gemiddelde kosten.

Productieboekingen

De productieboekingen (onderhanden werk en sloop) zijn gebaseerd op uw instellingen onder Setup -> Accounting -> Accounting Preferences (Voorkeuren voor boekhouding): Artikelen/Transacties -> Kostprijsadministratie. De meest voorkomende opties zijn:

• Gemiddelde kosten voltooiing eenheidskosten = Open WIP-bedrag
• Kostenberekeningsmethode = Gemiddelde

WIP – Werk in uitvoering

De WIP-account verzamelt de boekingen van de productietransacties zoals materiaalgebruik, tijdsregistratie, voltooiing en mogelijke vernietiging. NetSuite boekt productietransacties van de voorraadrekening naar de WIP-rekening en omgekeerd zonder dat de waarde van de rekeningen verandert.

Het gebruik van materiaal kan afzonderlijk van de werkkosten worden verwerkt als een Werkorder Issue of als een Werkorder Voltooiing (Gebruikt wanneer tijd invoeren moeten worden verwerkt).

Tijdregistratie

De tijdinvoer gebeurt door bewerkingen, die bepalen hoeveel van die bewerking al is voltooid (gemeten in productieordereenheden) en NetSuite berekent vervolgens een schatting (standaardtijd) waarna u de schatting kunt bewerken op basis van aangroei.

De arbeidskosten worden bepaald op het register Productiekostensjabloon per operatie. De kosten zijn gebaseerd op kostencategorieën en elke verrichting kan een of meer categorieën bevatten. Kostencategorieën omvatten informatie over de prijs, onkostenrekening en het kostentype (directe kosten/overhead, arbeidsinstelling, arbeidsrun, machine-instelling, machinerun).

Voltooiing

De voltooiing wordt geboekt wanneer de laatste operatie is voltooid of via gedeeltelijke voltooiing van operaties als de voltooiing in veel delen wordt uitgevoerd.

De voltooiing wordt geboekt op de voorraadrekening voor voorraadartikelen met de waarde die tijdens verschillende operaties, zoals materiaal- en servicekosten, op de WIP-rekening is geïnd. Als de voltooiing in veel delen gebeurt, wordt de boeking op de voorraadrekening aangepast met de voltooide hoeveelheid.

Sloop

De sloop zal bij de voltooiing plaatsvinden. U moet de hoeveelheid defecte materialen invoeren, en de kosten voor de sloop worden dan geboekt van de WIP-rekening naar de kostenrekening voor sloop.

Het sloopproces omvat verschillende opties die hier niet worden beschreven, maar die u kunt vinden in de SuiteAnswers of door het supportteam van Greensteps te vragen.

Assembly build

Als artikelen worden vervaardigd zonder werkkosten of sloop, dan heet de te gebruiken transactie Assembly Build. De Assemblage build boekt de artikelkosten van de voorraadrekening naar een andere voorraadrekening zonder op een tussenliggende WIP-rekening te landen.

NetSuite maakt de boekhouding voor groepsbedrijven veel eenvoudiger wanneer alle bedrijven in hetzelfde systeem zitten. Intercompany journaals en facturen kunnen eenvoudig worden aangemaakt en verwijderd.

NetSuite instellen voor automatische eliminatie

Om NetSuite de Intercompany-transactie automatisch te laten elimineren, schakelt u de instelling “Intercompany-transacties elimineren” in achter de grootboekrekening. De transacties die in NetSuite zijn ingevoerd nadat deze functie is ingeschakeld, worden automatisch geëlimineerd.

Geavanceerde intercompany journaalpost

De Advanced Intercompany Journaal Entry kan worden gebruikt om grootboektransacties tussen meerdere dochterondernemingen toe te voegen die u automatisch wilt verwijderen.

Op het journaal moet u de volgende informatie toevoegen

• Dochteronderneming
• Grootboekrekening
• Bedrag
• Naam (Leverancier of Klant indien Accounts Payable of Accounts Receivable account)
• Mogelijke dimensies (afdeling, klasse)
• Selectievakje Elimineren (dit is standaard ingesteld op ja voor grootboekrekeningen tussen bedrijven)
• Schulden aan/van dochteronderneming

Intercompany facturering

Om intercompany-facturering te gebruiken, moet u intercompany-klanten en -leveranciers aanmaken die moeten worden gebruikt voor de intercompany-transacties.

De verplichte velden op de Intercompany klant- en leveranciersrecords zijn:

• Naam = dochteronderneming B – IC-klant/leverancier aan dochteronderneming A
• Dochteronderneming = Dochteronderneming A
• Vertegenwoordigt dochteronderneming = dochteronderneming B
• Default Debiteurenrekening = Voor IC-cliënten: Handelsvorderingen, Intercompany. Voor IC Vendors = Schulden voor aankopen, Intercompany
• Primaire valuta = Gebruik de valuta van de Vertegenwoordigt dochteronderneming

U moet ook intercompany items aanmaken waar u de accounts kunt definiëren die NetSuite zal gebruiken om de inkomsten en kosten te boeken.

Wij raden aan om de inkomsten van de factuur te boeken in plaats van de Advance Revenue Managment tool te gebruiken. Vergeet niet het selectievakje “Directe inkomsten boeken” in te schakelen.

Periode-einde eliminatietaken en de systeemrekeningen

NetSuite maakt een takenlijst voor het einde van de maand aan, die u kunt vinden door te navigeren naar Instellingen -> Boekhouding -> Grootboek beheren -> Boekhoudperiodes beheren -> Periode afsluiten checklist.

Wanneer u op de checklist klikt, vindt u twee verschillende taken met betrekking tot intercompany eliminatie. De taken moeten in deze volgorde worden uitgevoerd:

• Bijwerken van geconsolideerde wisselkoersen
• Automatische intercompany eliminatie

Geconsolideerde wisselkoersen kunnen automatisch, handmatig of via CSV-import worden bijgewerkt. Wanneer u tevreden bent met de wisselkoersen, drukt u op de knoppen Berekenen om de wisselkoersen bij te werken.

U kunt ook wisselkoersen bijwerken vanuit de taaklijst aan het einde van de maand, navigeren naar Instellingen -> Boekhouding -> Boekhoudperiodes beheren en de checklist van de betreffende maand openen. Open de taak: Bereken de geconsolideerde wisselkoersen en klik op berekenen.

De geconsolideerde wisselkoersen worden berekend op basis van de dagelijkse wisselkoersen in NetSuite met de volgende logica:

Als u de koersen wilt bijwerken, gaat u naar Lijsten -> Boekhouding -> Geconsolideerde wisselkoersen, filtert u de betreffende maand en klikt u op de knop Bewerken. Merk op dat u alleen de tarieven van de werkelijke intercompany-tegenpartijen kunt bijwerken.

De automatische eliminatie uitvoeren

De Automatische eliminatie (Elimineer Intercompany Transacties) is de laatste stap voor het afsluiten van de boekhoudperiode op de Periode Afsluiten Checklist. Om de automatische eliminatierun te starten, opent u de taak “Elimineer Intercompany Transacties” in de Controlelijst Periodeafsluiting en klikt u op “Voer Intercompany Eliminatie uit”.

De automatische eliminatierun wordt gestart en NetSuite maakt journaalposts aan op de eliminatiedochteronderneming. Alle transacties die zijn geboekt op grootboekrekeningen die in aanmerking komen voor eliminatie, worden geëlimineerd op voorwaarde dat het vak Eliminatie is aangevinkt op de transactielijn of dat de transactie is aangemaakt op de intercompanyklanten en -leveranciers.

Alle verschillen op de journaalpost (wisselkoersen of andere) worden geboekt op de rekening CTA-E (Cumulative Translation Adjustment – Elimination). Indien nodig kunt u het bedrag van die rekening splitsen naar verschillende rekeningen door middel van journaalposten op de eliminatiedochter.

De Winst- en Verliestransacties en de Balanstransacties worden in afzonderlijke journaalposts geboekt en de balanseliminatie wordt automatisch teruggeboekt op de eerste dag van de volgende maand. P&L eliminatie blijft in het systeem en er wordt geen terugboeking gedaan.

Bij het afsluiten in NetSuite krijgt u een handige lijst met afsluittaken die u moet volgen.

NetSuite afsluittaken

De boekhoudperiode wordt afgesloten op de pagina Boekhoudperioden beheren. Wij raden accountants aan om dit als snelkoppeling aan uw dashboard toe te voegen.

U kunt ook meerdere boekhoudperioden tegelijk afsluiten, maar u moet deze functie afzonderlijk activeren.

Als u Boekhoudperioden sluit, voert NetSuite geen taken uit voor het sluiten van boekhoudperioden, maar worden alleen de perioden gesloten.

De lijst met afsluitende taken is afhankelijk van de functies die in uw NetSuite zijn ingeschakeld en de lijst kan niet worden bewerkt. U moet de taken in volgorde van boven naar beneden uitvoeren. De gebruikelijke takenlijst zou er als volgt uitzien:

1. Lock A/R
2. Lock A/P
3. Lock All
4. Overzicht open valutakoersen
5. Eliminatie intercompany-transacties
6. Afsluiten

U kunt de A/R, A/P en Alles vergrendelen per dochteronderneming. Als u rechtstreeks naar Alles vergrendelen gaat, worden ook de A/R en A/P gesloten.

Onjuiste datum/periode oplossen

Wij raden u ten zeerste aan om voor alle voorraadboekingstransacties de transactiedatum en de boekhoudperiode correct af te stemmen. Een verkeerde afstemming van de datum en boekhoudperiode op een transactie kan leiden tot inconsistente afsluitingswaarden van activa en voorraden in de boekhoudperiode. Als er discrepanties zijn tussen een transactiedatum en de boekhoudperiode, kunt u indien nodig de data bewerken.

Als preventieve maatregel om transacties met verkeerd overeenkomende datums te voorkomen, kunt u een voorkeur instellen om een transactie niet toe te staan of te waarschuwen als de datum van de transactie buiten de boekingsperiode wordt geboekt.

Negatieve voorraad bekijken

Identificeer bij het afsluiten van een periode eventuele negatieve voorraadwaarden en corrigeer deze.

Overzicht voorraadkostenberekening

Wanneer u een periode afsluit, moet u het kostenberekeningsproces voor de periodeafsluiting uitvoeren. Om deze taak uit te voeren, moet u ervoor zorgen dat er geen kostenitems zijn die moeten worden gecorrigeerd en dat er niet al inventariskostenberekeningen worden uitgevoerd. Let hierbij op het volgende:

• Om voorraadberekeningen uit te voeren, mogen er geen items op de pagina Voorraadkostenboekhouding controleren staan in de lijst met openstaande items die moeten worden gecorrigeerd. Als er items op de lijst staan, wacht dan tot ze zijn opgelost. Als een item niet kan worden opgelost, kunt u contact opnemen met Greensteps support.
• Als voorraadkostenberekeningen momenteel worden uitgevoerd of uitgesteld zijn, kunt u niet op de knop Voorraadkostenboekhouding bekijken klikken.
• Als de berekening van de voorraadkosten momenteel is uitgesteld, moet u wachten tot de planner de kostenberekeningen uitvoert.
• Als de berekening van de voorraadkosten is uitgeschakeld, kunt u contact opnemen met de ondersteuning van Greensteps.

Voorraadactiviteit bekijken

Als u NetSuite OneWorld gebruikt, wordt hiermee een aanpasbare versie van het rapport Inventory Activity Detail geopend waarin u specifieke inventariswaarden kunt bekijken. De rapportdetails zijn gebaseerd op de totale voorraadwaarde op itemniveau in een specifieke dochtercontext. De taak vereist geen extra acties aangezien het voorraadrapport geen onjuiste transacties bevat.

Herwaarderen Openstaande saldi in vreemde valuta

Deze taak maakt automatisch ongerealiseerde wisselkoerswinsten/-verliezen aan op basis van de openstaande transacties (AP, AR) en wordt op de eerste dag van de volgende maand teruggeboekt.

Als u de wisselkoersverschillen op een andere rekening dan de standaardrekening van het systeem moet boeken, moet u deze taak uitvoeren voordat u het grootboek sluit.

Wanneer u de taak uitvoert, ziet u een lijst met rekeningen waar Openstaande saldi voor transacties in vreemde valuta herwaarderen als ze zijn aangevinkt op de grootboekrekening. We raden u aan om het Rekeningoverzicht door te nemen en onnodige rekeningen uit deze functionaliteit te verwijderen (zoals de Bankrekeningen).

Intercompany-aanpassingen aanmaken

Deze taak is zichtbaar als de functie Intercompany time and Expense is ingeschakeld in uw NetSuite. Met behulp van deze functie kunnen werknemers werkuren invoeren in andere dochterprojecten en de arbeidskosten op het project worden overgeboekt naar de dochteronderneming van het project. Merk op dat deze functie geen intercompany facturen genereert.

GL-auditnummering

Deze taak is enkel zichtbaar op de laatste maand van de boekhoudperiode. Het onthoudt de transacties en vult de lege plekken in.

Afsluiten

Sluit de periode af. Indien nodig kunt u de periode vanaf dezelfde plaats heropenen.

Als u een transactie in een afgesloten periode moet bewerken die geen invloed heeft op de boekhouding (bijv. een terugboekingsdatum aan de journaalpost toevoegen), kunt u de toestemming Wijzigingen in G/L toestaan toevoegen.

Einde van het jaar

NetSuite sluit het boekjaar automatisch af wanneer u de laatste periode van de maand afsluit.

Ingehouden winst is een systeemrekening waarnaar NetSuite verwijst wanneer u de financiële rapporten uitvoert. Op uw balans geven de rekening voor ingehouden winsten en de rekening voor netto-inkomsten samen uw cumulatieve ingehouden winsten op elk moment weer. De netto-inkomsten van het huidige boekjaar worden weergegeven in de rekening voor netto-inkomsten.

Nieuwe boekhoud- en belastingperioden openen

Als u een nieuwe boekhoudperiode moet aanmaken, druk dan op Volledig jaar instellen, vul het veld in en sla op. Controleer hierna of de Belastingperiode is aangemaakt. Zo niet, dan moet u nieuwe aanmaken.

Als de boekhoudperiode gelijk is aan de belastingperiode, hoeft u de belastingperiode niet af te sluiten. Als ze niet hetzelfde zijn, zorg er dan voor dat u de belastingperiode afsluit voordat u het belastingrapport indient.

NetSuites Financial Reports bevat alles wat een accountant nodig heeft, waaronder budgettering, reglementaire rapporten naar Intrastat, Financials in IFRS en andere lokale normen. Rapporten kunnen indien nodig eenvoudig worden aangepast. Voor realtime dashboards en diepgaandere analyses raden we aan om BI Books PowerBI-rapporten voor NetSuite te gebruiken.

Financial Reports

Als uw NetSuite-implementatie door Greenstep is uitgevoerd, bevatten de Opgeslagen rapporten van uw bedrijf de financiële rapporten die zijn aangepast aan het lokale boekhoudformaat. De naamgeving zal uw bedrijfsnaam bevatten, en de officiële term, ex CompanyX Official Balance Sheet. De rapporten die we normaal gesproken aanmaken, zijn:

• Official Balance Sheet
• Official Balance Sheet_detailed
• Official General Journaal
• Official General Ledger Balance
• Official Ledger Profit and Loss
• Official P&L Statement
• Official P&L Statement_detailed
• Official P&L Statement Comparative

Financiële rapporten bijwerken

Financiële rapporten worden gemaakt met behulp van Rij-indelingen die bepalen welke rekeningen in welke rij op het rapport worden samengevat. Rij-indelingen kunnen verdeeld worden over meerdere rapporten en het bijwerken van de indeling op één rapport heeft ook invloed op de andere rapporten die dezelfde indeling gebruiken.

Wanneer er een nieuwe rekening wordt aangemaakt in het rekeningstelsel, is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat deze rekening ook zichtbaar zal zijn op de financiële rapporten. Als u hetzelfde nummeringsprincipe gebruikt bij het aanmaken van nieuwe accounts, dan zal de account automatisch zichtbaar zijn op rapporten.

Elk rapport heeft een eigenaar in NetSuite, en alleen die eigenaar of uw beheerder kan de rapporten bewerken os ze zichtbaar zijn voor anderen. U kunt zien wie de eigenaar is door te navigeren naar Aanpassen -> Meer details.

Om een financieel rapport bij te werken, klikt u op Aanpassen en vervolgens op Lay-out bewerken.

Zoek de rij die u wilt bewerken in het linker lay-outgebied en klik erop.

De instellingen worden dan aan de rechterkant weergegeven. Voeg de benodigde rijen en rekeningnummers toe. Wij raden aan om het Rekeningnummer als filter te gebruiken en de Omschrijving te beginnen met “Begint met – ” om het bijhouden van het rapport te vergemakkelijken. Merk op dat als het selectievakje Expressies gebruiken is aangevinkt, u de criteria moet selecteren waaraan de rijen van deze sectie allemaal moeten voldoen (gebruik dan AND) of als slechts enkele criteria moeten worden ingevuld, gebruik dan OR.

Kolommen met vergelijkende perioden toevoegen aan financiële rapporten

U kunt vergelijkende perioden aan Financiële Rapporten toevoegen zolang de benodigde boekhoudperioden zijn aangemaakt. Verwijzingen naar perioden die niet aangemaakt zijn, zorgen ervoor dat het rapport niet meer werkt. Om een vergelijkende periode toe te voegen, klikt u op Aanpassen in de Financial Report Builder en gaat u naar het subtabblad Kolommen bewerken. Selecteer vervolgens de Financial: Bedrag in het linkergedeelte “Velden toevoegen”. Vervolgens kunt u de kolominstelling bewerken:

• Kolomlabel = de koptekst van de kolom in het rapport
• Totaal toevoegen = Schakel dit selectievakje in om het totaal onder aan het rapport weer te geven
• Alternatief Type periodebereik = Selecteer “Ten opzichte van rapportdatum”
• Cumulatieve waarde = Vink dit vakje aan
• Alternatief Periodebereik = Selecteer de juiste vergelijkende periode (bijv. Laatste boekjaar)

Vervolgens kunt u een kolom voor Verschilberekening toevoegen door op “Formuleveld toevoegen” te klikken. Opnieuw moet u de Kolom instellen zoals hierboven vermeld, maar met de volgende nieuwe velden:

• Type formule = selecteer het verschil X-Y
• X = Selecteer de juiste kolom
• J = Selecteer de juiste kolom
• Formule toepassen op eindtotaal = Schakel dit selectievakje in
• Opslaan

Intrastat

Intrastat-goederencodes worden bijgehouden achter artikelrecords in NetSuite. Om betrouwbare gegevens te krijgen, moet u verkopen en aankopen boeken met artikelrecords. Een goederencode is een reeks getallen die het volgende bepaalt:

• de douanerechten en andere heffingen die op de goederen worden geheven
• de preferentiële behandelingen die van toepassing kunnen zijn op hun invoer, en
• de beperkingen en verboden die van toepassing kunnen zijn op de invoer, uitvoer of doorvoer van de goederen

De zescijferige goederencodes zijn HS-codes. Ze worden wereldwijd gebruikt voor het monitoren van handelsvolumes en het toepassen van internationale handelsmaatregelen op goederen. De GS-nomenclatuur vormt de basis voor de 8-cijferige gecombineerde nomenclatuur en de 10-cijferige Taric-nomenclatuur.

Goederencodes van acht of tien cijfers worden gebruikt in invoer- en uitvoeraangiften en in statistische aangiften van interne handel tussen EU-landen (Intrastat-aangiften).

Intrastat-gegevens over itemrecords

De goederencode moet worden geselecteerd in de subtab Belastingrapportage van het inventarisitem. De Goederencodevalidatie kan worden gebruikt om te controleren of de geselecteerde code bestaat, maar zal niet controleren of de combinatie geldig is.

De aard van de ingestelde transactiecode

When setting up your NetSuite environment the Available NOTC codes are listed in accounting -> Manage Tax Reporting -> Intrastat Reporting. The default NOTC code is selected per Nexus (Tax setup) on the Intrastat Defaults subtab.

Intrastat report

Bij het instellen van uw NetSuite-omgeving worden de beschikbare NOTC-codes weergegeven in Boekhouding -> Belastingrapportage beheren -> Intrastatrapportage. De standaard NOTC-code wordt geselecteerd per Nexus (Belastinginstelling) op de subtab Intrastat Defaults.

Financiële rapporten naar PDF afdrukken

Als u een PDF van uw rapport wilt afdrukken, raden wij u aan de liggende stand te gebruiken om duidelijkere rapporten te krijgen. Om uw voorkeuren voor PDF-rapportage in te stellen, gaat u naar Home -> Voorkeuren instellen. Op de subtab Analytics kunt u de volgende voorkeuren instellen:

• PDF-paginastand – Kies de liggende stand voor uw PDF-pagina’s
• PDF lettergrootte – Wij raden aan 8pt te gebruiken

Na het opslaan worden de instellingen toegepast op uw PDF-uitvoer.

Budgetten in NetSuite

Wanneer u de functie Meerdere budgetten hebt ingeschakeld, kunt u budgetcategorieën aan uw NetSuite toevoegen door naar Instelling -> Boekhouding -> Instellingstaken -> Boekhoudlijsten -> Nieuw te gaan. Als u de werkelijke vs. budgetcijfers op dochterondernemingniveau wilt volgen, moet de Budgetcategorie op lokaal worden ingesteld (laat het vakje Wereldwijd uitgeschakeld) en moet het budget worden geïmporteerd met de basisvaluta van de dochteronderneming.

Budgetten kunnen handmatig in uw NetSuite worden ingevoerd of door een CSV te importeren.

Om handmatig een budget in te stellen, navigeert u naar Transacties -> Financieel -> Budgetten instellen

Om een budget uit een CSV te importeren, gaat u naar Transacties -> Financieel -> Budgetten instellen -> Importeren. Download het sjabloonbestand Budgetten en vul de benodigde velden in:

• Rekening: Gebruik geen nummers of interne ID’s. Als u parents op het rekeningstelsel hebt, voeg dat dan toe aan de naam ex: Inkomsten: Externe inkomsten: Licenties
• Jaar: u kunt de juiste vorm van het jaar vinden op de pagina waar u het budget handmatig kunt invoeren (ex FY 2025)
• Hiërarchie dochterondernemingen
• Getallen/bedragen mogen geen scheidingsteken (,) of valutateken (£) bevatten.

Als u een aparte HR-masterdatasoftware hebt, raden wij u aan deze te integreren in NetSuite.

Met een integratie kunt u de volgende gegevens synchroniseren met NetSuite Employee Records:

• Persoonsnummer, voornaam, achternaam, titel, e-mail, supervisor, BIC, bankrekeningnummer, werkrelatie-ID, dochteronderneming, bedrijfs-ID, interne afdelings-ID, persoonlijke groep, einddatum werk, adres, landcode en indien nodig – SSN.

Met de Greensteps HR integratie automatiseren we de volgende zaken:

Er wordt een nieuwe werknemer aangenomen

Wanneer een nieuwe werknemer wordt aangemaakt in uw HR-stamgegevens, zal de integratie deze automatisch toevoegen aan NetSuite, en indien nodig kan het de werknemer ook toevoegen aan Bezala of een andere onkostensoftware. Als de werknemer toegang tot NetSuite nodig heeft, kan uw beheerder dat binnen NetSuite geven.

Een werknemer verhuist naar een andere dochteronderneming

Wij raden aan om de oude werknemerrecord te inactiveren en een nieuwe aan te maken in de nieuwe dochteronderneming. Hierna zal de HR-integratie de gegevens achter het werknemerrecord in NetSuite bijwerken en indien nodig doorgeven aan Bezala of een andere onkostensoftware.

Een werknemer verlaat het bedrijf

Voordat het werknemersrecord kan worden gedeactiveerd, moeten alle onkosten worden verwerkt. Hierna zal onze integratie de werknemer ook deactiveren in Bezala of een andere onkostensoftware.